Der Onboarding Prozess im Überblick
Onboarding bezeichnet das Einstellen und die Aufnahme neuer Mitarbeiter durch ein
Unternehmen und vor allem alle Maßnahmen, welche die Eingliederung und Aufnahme neuer Mitarbeiter fördert.
Der Prozess des Onboardings
Das Onboarding beschreibt im Großen und Ganzen das Einstellen und Aufnehmen neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch ein Unternehmen, verbunden mit den Maßnahmen der Eingliederung und der Förderung.
Die Relevanz
Zunächst einmal ist das Onboarding von großer Relevanz, da die Neueinstellung von Bewerbern mit hohen Kosten verbunden ist und Zeit erfordert. Es ist hierbei offensichtlich, dass der neue Mitarbeiter mindestens eine Woche benötigt, sich ordentlich im Unternehmen einzuleben und alle Ecken und Enden kennenzulernen, aus diesem Grund erfordert das Onboarding Geduld. Es handelt sich hierbei nämlich um den ersten Kontakt mit dem Unternehmen. Es besteht eine hohe Fluktuation, beziehungsweise Erneuerung der Strukturen. Das Onboarding ist deshalb so entscheidend, da es durch den Fachkräftemangel und dem demographischen Wandel immer schwieriger ist, geeignete Fachkräfte zu finden.
Das Potential
Ein schneller Einarbeitungsprozess steigert nicht nur die Motivation des Mitarbeiters, sondern auch den Wohlfühlfaktor, da er das Gefühl bekommt, schneller etwas Produktives zum Vorankommen des Unternehmens leisten zu können. Der Mitarbeiter sollte über eine längere Zeit durch die gute Willkommens- und Unternehmenskultur an das Unternehmen gebunden werden, um ein fester Bestandteil von diesem zu werden. “Employer Branding” kann hierbei helfen, die Ziele des Unternehmens zu erreichen und die Potentiale auszuschöpfen. Dieser Bereich beschreibt eine Maßnahme, bei welcher Konzepte aus dem Marketing helfen, ein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber darzustellen und von anderen Wettbewerbern abzugrenzen.
Der Ausblick
Durch das richtige Engagement des Mitarbeiters, aber auch des unternehmerischen Teams, können Erfolgsfaktoren bei der Mitarbeiterbindung erreicht werden. “Employee Experiences” helfen durch Erfahrungswerte, richtig mit neuen Persönlichkeiten und Situationen umzugehen und gliedern optimal ein, dies kann beispielsweise durch eine Feedback-Analyse entstehen. Durch frühzeitiges Talent Management können Kosten schnell vermieden– und Wissenslücken geschlossen werden.
Die Onboarding Best Practices
Preboarding & Personalisation
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Employer Branding
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Recruiting
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Connection und Bindung vor 1. Arbeitstag
Einfindungsprozess
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Mentorenprogramme
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Soziale Integration
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Ganzheitlicher Einstieg (+Zeitersparnis)
Eingliederung
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Bereitstellung notwendiger Tools
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Prozessabläufe
Mitarbeiter- Bindung
- Bewerbung bis Weiterbildung
- Speicherung Dokumente und Bereitstellung von Infos
Entwicklung
- Ergänzungs-möglichkeit
- Förderung Mobilität und Kommunikation
Preboarding und Personalisation
Durch Das “Employer Branding” wird im Recruiting eine Bindung vor dem ersten Arbeitstag geschaffen. Durch die Benefits und die Darstellung des neuen Berufs sowie die persönliche Einbindung durch den Rekruter fühlt sich der Bewerber wohl und ist motiviert, den neuen Beruf beginnen zu können.
Einfindungsprozess
Mentorenprogramme helfen bei der Organisation und der persönlichen Einbindung des neuen Mitarbeiters. Zusätzlich schafft dies eine Ansprechperson, welche eine gewisse Sicherheit und Standhaftigkeit garantierten. Der Mitarbeiter fühlt sich nicht alleine gelassen. Soziale Integrationen wie ein Willkommensessen oder gemeinsame Mittagspause, aber auch Einbindungen in Projekte oder zusätzliche Erklärungen schaffen eine umfangreiche Integration. Dieser Ganzheitliche Einstieg schafft eine Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung. Zusätzlich wird der neue Mitarbeiter früher produktiv.
Eingliederung
Die Bereitstellung der notwendigen Tools wie beispielsweise einer Präsentation zu diversen Grundlagen und einer Bereitstellung aller Passwörter hilft, Prozessabläufe zu optimieren und das Onboarding kurzweilig, aber dennoch produktiv, nachhaltig und verständlich zu gestalten.
Mitarbeiterbindung
Die Sicherung von erstellten Dokumenten sowie die Weiterbildung sichern das Interesse des Arbeitnehmers an seinem neuen Beruf und geben die Möglichkeit, alle Infos zu jeder Zeit beanspruchen zu können.
Entwicklung
Später können Sie sich die Frage stellen, ob Ihr Mitarbeiter weitere Benefits wie die Förderung der Mobilität durch ein Jobrad oder einen Firmenwagen, sowie zur Förderung der Kommunikation einen Laptop wie auch ein Smartphone bereitgestellt bekommen sollte. Diese Ergänzungsmöglichkeiten sichern die langfristige Motivation und das Interesse und erleichtern den Arbeitsalltag so weit wie nur möglich. Zusätzlich könnten Basic Benefits wie kostenloses Obst oder Getränke einbezogen werden.
Der “#comeandstayonboard” beschreibt alle Prozesse zur gleichen Zeit. Zur Unterstützung dient eine All-In-One-Software, um alle Prozesse miteinander zu verbinden.
Die Onboarding Abbildungsmöglichkeiten
SAP SucessFactors
- Mitarbeiter-App
- Förderung der Mitarbeiter-autonomie
- Individualisierbar und Personalisierbar
- Zeit- und ortsunabhängige Arbeit
DATEV
- Begrüßungs-portal
- Zugang zu den wichtigsten Dokumenten
- Individueller Onboarding Prozess
Die besten Abbildungsmöglichkeiten
Am Beispiel SAP und Haufe können Sie erkennen, dass Funktionen wie das Feedback, Self-Service, ein individueller Onboarding-Prozess und ein immer zugänglicher Zugang zu den wichtigsten Dokumenten entscheidend für den Bereich des Onboardings ist. Ebenfalls ist es schön, ein Begrüßungsportal zu besitzen, um eine Startseite mit einem dahingehenden Startpunkt zu schaffen. Als digitale Ergänzung könnte eine App dienen. Diese verschafft Komponenten wie Interaktivität, Flexibilität, Mobilität und Employee Branding.
Diese Beispiele erleichtern den Umgang mit dem Bereich Onboarding des HR-Lifecycle erheblich. Ein Umgang mit Ihnen kann Fehler vermeiden und einen erheblichen Zeitaufwand einsparen.
Die Onboarding Key Learnings
Wichtige Säule für langfristige Mitarbeiterbindung mit Hilfe persönlicher Angebote (Personalization) und frühzeitiger Kommunikation (Preboarding)
Emotionalen Aspekten für frühzeitige Identifizierung mit dem Unternehmen
1/3 der Arbeitnehmer scheidet schon während der Probezeit aus
1/4 der Arbeitnehmer scheidet während des ersten Jahres wieder aus
Informelles Onboarding gelingt bereits, sodass Arbeit und Geschäftsprozesse ausgeführt werden können.
Individuelles, innovatives Onboarding, welches die langfristige Bindung schon vor Tag 1 fördert, ist verbesserungswürdig
