Der Payroll Prozess im Überblick
Organisation für Lohn- und Gehalts-Erstellungen und – Auszahlungen
Was versteht man unter Payroll?
Payroll beschreibt die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Entgeltabrechnung. Hierbei werden alle Zahlungen aufgeführt, die an Mitarbeiter geleistet werden. Dabei sind nicht nur Gehälter entscheidend, auch Benefits neben dem Grundgehalt wie freiwillige Sozialleistungen, Programme zur Gesundheitsvorsorge oder ein Firmenwagen spielen eine große Rolle, da sie materielle und immaterielle Vergütungen darstellen. Steuern, die an das örtliche Finanzamt abzuführen sind, werden ebenfalls in der Payroll erfasst, denn am Ende eines jeden Steuerjahres müssen Arbeitgeber ihrer Steuerbehörde alle an Mitarbeiter geflossene Leistungen melden. Aus diesem Grund muss der Lohnbuchhalter dafür sorgen, dass alle Benefits korrekt gemeldet werden.
Der Prozess der Lohnbuchhaltung
Im ersten Schritt werden die Angaben der Stamm- und Bewegungsdaten des Mitarbeiters wie persönliche Daten, Verträge, Fragebögen, Reisekosten und Bescheinigungen zusammen mit den sonstigen Lohnunterlagen an das Büro des Steuerberaters übermittelt. Vorhergehend ist es natürlich entscheidend, die Daten des Mitarbeiters zu pflegen und aktuell zu halten, um einen großen Arbeitsaufwand vor der Übermittlung der Daten zu vermeiden. Der Steuerberater führt im nächsten Schritt die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch und übersendet das Ergebnis zum einen an die Finanzverwaltung und führt die Zahlung der LSt.SV durch, zum anderen erfolgt die Übermittlung an das Unternehmen und schlussendlich durch das Unternehmen an den Arbeitnehmer. Optional kann der Versand der Lohnabrechnung auch via RZ Arbeitnehmer Online erfolgen. Dieser Weg ist nicht nur papierlos, sondern bietet eine Aufwandsreduzierung und eine praktische Software-Lösung.
Sie entscheiden sich hierbei für eine Methode, welche weniger Zeit erfordert, unnötige Fahrwege mit dem Auto vermeidet, die Umwelt durch Vermeidung von Papier und Treibstoff schont, diverse Logistikunternehmen entlastet und Geld spart. Denken Sie auch daran, dass eine digitale Nutzung verschiedene Arbeitsweisen fördert und das Unternehmen weiterhin digitalisiert. Nur so können Sie langfristig auf dem neusten Stand bleiben.
Verbinden Sie Ihre HR mit dem Bereich Payroll richtig!
Durch eine korrekte Integrierung des Payroll mit dem HR sparen Sie eine Menge Zeit und Mühe der Abstimmung Ihrer Daten und Tabellenkalkulationen. Fehlzeiten von Mitarbeitern als krankheitsbedingte Ausfälle, Urlaub oder Elternzeit können schneller und effektiver auch durch den Mitarbeiter dokumentiert werden, Sie profitieren von einer hohen Genauigkeit und von einer Fehlerminimierung. Mit bereits vorgestellten HCM-Systemen (Human Capital Management) ist die Integration ein Kinderspiel. Ebenfalls stellt diese Umstellung für kleine Unternehmen wenig Aufwand dar, große Unternehmen sollten besonders auf ihre Schnittstellen achten! Sehen Sie sich dazu gerne noch einmal unseren HR-Lifecycle Bereich “Time and Attendance” an.
Die Payroll Best Practices
Sicherstellung der Schnittstellen zum externen Dienstleister
Digitale Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Automatische Benachrichtigung über den Erhalt der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen
Vorteile:
- Senkung des finanziellen und zeitlichen Aufwandes
- Kalkulierbare Kosten
- Schutz vor Personalausfall im Unternehmen
- Signifikante Entlastung: Mehr Zeit für strategische Themen
- Einsatz eines modernen Personalmanagement-Systems
- Höchste fachliche und technische Entlastung
- Vereinfachte Entgeltabrechnung
- Erhöhte Genauigkeit
Die besten Praktiken im Bereich Payroll
Die besten Praktiken für die Organisation von Lohn- und Gehalts-Erstellungen und – Auszahlungen sind zunächst einmal die digitalen Bereitstellungen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, diese ermöglichen nicht nur eine übersichtlichere, papierlose Ordnung, sondern führen zu einem Sparen von Arbeitsschritten. Als weiteren Faktor kommt die Sicherstellung der Schnittstellen zum externen Dienstleister, dem Kunden, dazu, um die Kommunikation zwischen Dienstleister und Kunden zu wahren und somit einen erfolgreicheren Projektverlauf zu garantieren. Automatische Benachrichtigungen über den Erhalt der Lohn- und Gehaltsabrechnung erleichtern die schnelle eindeutige Übertragung und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen schützt den rechtlichen Hintergrund. Gesetzliche Anforderungen können beispielsweise den Datenschutz beziehungsweise den Schutz von geistigem Eigentum darstellen.
Welche Vorteile bieten die besten Praktiken?
Zunächst einmal steht die Senkung des finanziellen und zeitlichen Aufwandes an erster Stelle. Diese stellen die Zeitersparnis für wichtigere Aufgaben dar, welche eine signifikante Entlastung bietet, denn es ist mehr Zeit für strategische Themen gegeben. Kalkulierbare Kosten vermeiden nicht notwendige Kosten durch genannte Zeitfresser und setzen einen genauen Rahmenplan. Diese eingegrenzte Planung ermöglicht ebenfalls, wie im Bereich “Time and Attendance” unseres HR-Lifecycle erwähnt, den Schutz vor Personalausfall im Unternehmen und garantiert eine effektivere und stabilere Planung. Der Einsatz eines modernen Personalmanagement-Systems digitalisiert das Unternehmen langfristig und vereint viele Bereiche des HR-Lifecycle. Höchste fachliche und technische Entlastungen, eine vereinfachte Entgeltabrechnung und eine erhöhte Genauigkeit sind weitere wichtige Vorteile der besten Praktiken im Bereich Payroll.
Durch den ESS (Employee Self Service) mit passender App können die Praktiken am besten umgesetzt und für den Mitarbeiter vereinfacht werden.
Die Payroll Abbildungsmöglichkeiten
Das benötigen Sie für eine gute Payroll in Ihrem Unternehmen
Direktüberweisungen
Wichtige Bestandteile für Applikationen im Bereich Payroll sind auf der einen Seite Direktüberweisungen, da diese kostengünstig sind und vor allem kein Risiko des Verlustes darstellen. Zusätzlich bieten Sie eine größere Garantie dafür, dass der Verdienst rechtzeitig auf dem richtigen Konto eingeht und keine unnötigen Wartezeiten entstehen.
Steuererklärungen
Steuererklärungen bieten Planungsmöglichkeiten, Kosteneinsparungen und Aufwandsverringerungen. Uns ist bewusst, dass der Beginn Motivation erfordert, dennoch ist die Steuererklärung immer einen Aufwand wert und sind Sie einmal dabei, fällt es Ihnen von Mal zu Mal leichter. Zusätzlich lernen Sie, mit Ihrer Lohnabrechnung und diversen anderen Informationen, mit denen Sie monatlich konfrontiert werden, besser umzugehen.
Compliance Management
Unter dem Compliance Management versteht man automatische Updates zu gesetzlichen Vorgaben und Sicherungen von Daten wie beispielsweise iCloud oder OneDrive.
Employee-Self-Services
Mit Employee Self Service können Mitarbeiter eigene Abwesenheiten, Personaldaten oder Arbeitszeiten einsehen und aktualisieren. So gewährleisten Sie Transparenz, sparen sich Verwaltungsaufwand und behalten durch Rechte-Management den Überblick. Employee-Self-Services animieren den Mitarbeiter und fördern seine Autonomie.
Accounting and time-tracking Integration
Accounting and time-tracking Integration zeigt eine Buchungssoftware und Zeittracking, welche miteinander verbunden sind. Somit kann eine direkte Verbindung hergestellt- und zusätzlich- die sofortige Abrechnung ermöglicht werden.
Die Payroll Key Learnings
Mut zur Digitalisierung! Sei papierlos!
Markführerschaft durch Vorteile in der frühen Digitalisierung im Markt erlangen!
Geringer Aufwand – Besonders für Kleinunternehmen!
Bei großen Unternehmen besonders auf die Schnittstellen achten!
